Nachvollziehbar
Jedes Dokument bekommt Kontext.
Kategorie, Vorgang, Beschreibung, Rechte und Eigenschaften helfen dabei, Rechnungen, Belege, E-Mails und Verträge später richtig einzuordnen.
GoBD Dokumentenarchiv
Dokumente so ablegen, dass sie später nachvollziehbar bleiben.
Für kleine Unternehmen zählt nicht nur, dass ein Beleg irgendwo gespeichert ist. Wichtig ist, dass Rechnungen, E-Mails, Scans und Verträge vollständig, auffindbar und im Zusammenhang abgelegt werden.
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Ausgangslage
GoBD wird im Alltag konkret, wenn jemand einen Beleg wiederfinden muss.
Rechnungen liegen im Postfach, Belege auf dem Handy, Verträge im Projektordner und Scans auf lokalen Laufwerken. Genau dort entstehen Risiken: Dokumente sind zwar vorhanden, aber nicht schnell auffindbar, nicht sauber zugeordnet oder nicht mehr im richtigen Zusammenhang nachvollziehbar.
dokarchiv.cloud unterstützt eine GoBD-orientierte Ablage, indem Dokumente zentral erfasst, mit Kategorien und Vorgängen verbunden und über Volltextsuche wiedergefunden werden. So wird aus Ablage ein verlässlicher Büroprozess.
Wiederauffindbar
Weniger Ordnersuche, mehr Klarheit.
OCR-Volltextsuche, Filter und Vorschau sorgen dafür, dass Unterlagen auch dann gefunden werden, wenn Dateiname oder Ablageort nicht mehr präsent sind.
Aufbewahrung
Rechtssicherer Speicher in Deutschland.
Jede Benutzerlizenz enthält 20 GB Speicher in deutschen Rechenzentren in Berlin und Frankfurt/Main. Die organisatorische Ordnung bleibt im Unternehmen steuerbar.
Typischer Ablauf
Vom Eingang bis zum Nachweis.
Ein gutes GoBD-Dokumentenarchiv beginnt nicht mit komplizierten Regeln, sondern mit einem einfachen Ablauf: erfassen, zuordnen, archivieren, wiederfinden.
1Eingang
Scan, E-Mail, Upload, App oder Schnittstelle
2Zuordnung
Kategorie, Vorgang, Kunde oder Projekt
3Archiv
zentral, nachvollziehbar und auffindbar ablegen
4Nachweis
suchen, anzeigen, exportieren oder teilen
FAQ
Häufige Fragen zum GoBD Dokumentenarchiv.
Ist dokarchiv.cloud GoBD-konform?
dokarchiv.cloud unterstützt eine GoBD-orientierte und rechtssichere Dokumentenablage. Die konkrete Nutzung, interne Ordnung, Verfahrensdokumentation und steuerliche Bewertung sollten Unternehmen mit ihrer Steuerberatung abstimmen.
Welche Unterlagen gehören in das Archiv?
Vor allem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, steuerlich relevante Belege, Verträge, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz, E-Mails mit Anhängen, Scans und E-Rechnungen.
Warum reicht ein normaler Dateiordner nicht aus?
Ein Dateiordner zeigt selten den vollständigen Zusammenhang. Im Archiv bleiben Dokument, Kategorie, Vorgang, Eigenschaften, Suche und Rechte an einem Ort verbunden.
Wo werden die Dokumente gespeichert?
dokarchiv.cloud nutzt rechtssicheren Speicher in deutschen Rechenzentren in Berlin und Frankfurt/Main. Pro Benutzerlizenz sind 20 GB Speicher enthalten.
Nächster Schritt
GoBD nicht abstrakt lösen. Den Ablauf ansehen.
Die 20-Minuten-Demo zeigt, wie Dokumente in dokarchiv.cloud ankommen, zugeordnet, archiviert und wiedergefunden werden.