Sorgenfrei und einfach mit E-Rechnungen arbeiten!
Das Thema E-Rechnung ist in aller Munde. Unternehmen sprechen uns regelmäßig an, welche Lösungen das dokarchiv hier zu bieten hat. Mit dem dokarchiv.cloud sind sie sofort zu einhundert Prozent empfangsbereit und vorbereitet zum Thema E-Rechnungen wie xRechnung oder ZUGFERD.
Kunden können ihre per E-Mail empfangenen E-Rechnungen einfach in das dokarchiv.cloud weiterleiten. Vollkommen egal ob per Microsoft Outlook, Webmail oder anderen E-Mailprogrammen, selbst von Mobilgeräten funktioniert die einfache E-Mailweiterleitung.
Kunden können ihre lokal gespeicherten E-Rechnungen einfach per Webupload hochladen und archivieren. Mit dem dokarchiv.cloud werden alle Rechnungsinformationen in einem Webviewer angezeigt. Automatisch können die E-Rechnungen per Export zum Steuerberater übermittelt werden.
Kunden können Ihre E-Rechnungen vom lokalen Rechner auch komplett automatisch in das dokarchiv.cloud übermitteln. Entweder verbinden die Benutzer mit der Cloudsynchronisation ihre Microsoft Onedriveordner mit dem dokarchiv.cloud oder nutzen die Universalschnittstelle und synchronisieren automatisch den eigenen PC.
Kunden senden Dokumente an das dokarchiv.cloud und nutzen die Belegkontrolle in der App oder im Web um vorab alle Rechnungen zu prüfen und dann freizugeben.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine digital erzeugte und übermittelte Rechnung, die in einem strukturierten Format vorliegt, sodass sie maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland wird hierfür häufig das XML-basierte Format XRechnung verwendet. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen erfolgen sowohl die Erstellung als auch der Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen vollständig digital. Die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Inhalt und Aufbewahrungspflichten sind dabei die gleichen wie bei Papierrechnungen. Die zunehmende Verbreitung der E-Rechnung soll die Effizienz im Rechnungswesen europaweit und weltweit steigern.
Standards für E-Rechnungen in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD
Um die gesetzeskonforme Nutzung von E-Rechnungen zu gewährleisten, haben sich in Deutschland zwei Standards etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das den Austausch von Rechnungen zwischen Behörden und öffentlichen Einrichtungen auf EU-Ebene standardisiert. Seit dem 18. April 2020 sind öffentliche Einrichtungen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu verwenden.
Zusätzlich zum behördlichen Einsatz strebt die Bundesregierung an, die E-Rechnung auch im privaten Sektor verbindlich einzuführen. Eine Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung zwischen Unternehmen (B2B) wird ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein in Deutschland entwickelter Standard, der die Vorteile von XML und PDF/A vereint. Dieses hybride Format erlaubt sowohl die maschinelle als auch die manuelle Verarbeitung von Rechnungen. Unternehmen können so die Rechnung sowohl digital als auch in einer menschenlesbaren Form übermitteln.
Wer muss E-Rechnungen nutzen?
Derzeit gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland nur für den öffentlichen Sektor. Wenn jedoch am 01.01.2025 die Einführung der Pflicht im B2B-Bereich erfolgt, werden alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 01.07.2027 müssen Unternehmen ab einer Umsatzgröße von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen verpflichtend erstellen. Traditionelle PDF- oder Papierrechnungen würden dann nicht mehr ausreichen.
Unterschiede zwischen E-Rechnung und Papierrechnung
Während E-Rechnungen und Papierrechnungen dieselben gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, unterscheiden sie sich in ihrem Format. E-Rechnungen liegen in strukturierten Formaten wie XML vor, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Herkömmliche PDF- oder Word-Rechnungen hingegen gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.
Anforderungen an E-Rechnungen
Damit eine E-Rechnung steuerlich anerkannt wird, muss sie in einem maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt werden. Dabei müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden, wie die Zustimmung des Empfängers, die Lesbarkeit der Rechnung für Menschen sowie die Sicherstellung der Herkunft und Unversehrtheit der Daten.
Aufbau einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält ähnliche Informationen wie eine Papierrechnung. Dazu gehören die Angaben zu Absender und Empfänger, das Rechnungsdatum, die Steuernummer, eine Beschreibung der Leistung oder Ware sowie die Zahlungsbedingungen. Diese Informationen müssen in einem strukturierten Datenformat wie XML vorliegen, um eine automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen.
Vorteile der E-Rechnung
E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber Papierrechnungen. Sie sparen Kosten für Papier und Porto, beanspruchen keinen physischen Speicherplatz und lassen sich schneller erstellen und verarbeiten. Auch der Zugriff auf archivierte Rechnungen ist deutlich einfacher, was insbesondere kleinen Unternehmen zugutekommt. Insgesamt tragen E-Rechnungen zur Effizienzsteigerung und zum Wachstum bei.
